Presentación de Novedades en Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010

Para aquellos que aún no han descubierto todas las novedades en Microsoft Office 2010 y Microsoft SharePoint 2010, y para aquellos que requieran realizar una presentación de las mismas, hoy quiero compartir con ustedes la Presentación de Novedades en Microsoft Office y SharePoint 2010 que hemos diseñado y llevado a cabo con mi amigo Fabián Imaz en CUMUY (Comunidad Usuarios Microsoft Uruguay), y en un evento que Microsoft Uruguay organizara para sus clientes.

Cómo además la Presentación se las comparto en mi Skydrive, si aún no han experimentado con PowerPoint en Office Live, podrán hacerlo en este momento.

Los que requieran realizar una presentación a sus clientes, encontrarán en cada diapositiva una guía con comentarios sobre como llevar adelante la presentación, siéntase libres de utilizarla y realizar las mejoras que crean necesarias.

Para un detalle de las novedades en Microsoft Office 2010, también pueden acceder a los artículos de mi blog, Mayor productividad en Microsoft Office 2010 y Viva la colaboración con Microsoft Office 2010.

Hasta la próxima.

Generando Planillas de Microsoft Excel con Datos de MS SQL Server

Gestionando en Microsoft Excel

No creo necesario explicar porque Microsoft Excel es la mejor herramienta existente para trabajar con datos, tanto para usuarios técnicos como no técnicos, porque en ella podemos manipular los datos libremente, formatearlos, filtrarlos, totalizarlos, y hasta construir con los mismos tablas dinámicas y gráficos para control y análisis.

En Microsoft Excel generalmente trabajamos generando contenido, tal el caso de simulaciones o planillas para el registro de nueva información, o trabajamos controlando y analizando contenido existente en nuestro sistema de gestión.

Sistemas de Gestión

Cuando la necesidad es trabajar sobre datos existentes, he visto innumerables y complejas formas de llevar dichos datos a Microsoft Excel, las cuales dependen generalmente de la versatilidad de nuestro sistema de gestión, los cuales en la mayoría de los casos están diseñados para obtener de los mismos los reportes pre-establecidos, pero suelen olvidar que no todos los reportes que ofrecen resuelven las necesidades de control y análisis que se requieren para mejorar la gestión de una empresa.

Esto implica que o nos limitamos a gestionar la empresa en base a las herramientas, o con tiempo, dedicación, y un trabajo reiterativo cada vez que necesitamos realizar la tarea, busquemos esos complejos procesos de llevar la información del sistema de gestión a nuestra planilla de Excel para lograr nuestro objetivo.

Y esto se repite tanto para usuarios técnicos, como no técnicos, los primeros resolvemos el problema quizás de manera más eficiente, pero generalmente cometiendo el error de repetir la tarea cada vez, los segundos a prueba y error repitiendo paso a paso el procedimiento que al final nos hizo alcanzar el objetivo.

Solución

Dentro de las innumerables prestaciones de Microsoft Excel, existe la posibilidad de importar a una planilla, esto puede realizarse mediante el uso de las herramientas Obtener datos externos que se encuentran en la solapa Datos, o la de programar una Macro en VBA (Visual Basic for Applications), ejemplo que les quiero dejar hoy para que con unas sencillas modificaciones puedan utilizar no una, sino todas las veces que sea necesario, simplemente ejecutando la Macro que vamos a crear.

Ejemplo

A continuación, trataré de mostrarles paso a paso, como crear una Macro en Microsoft Excel que obtendrá  la lista de Contactos directamente desde mi Sistema de Gestión (En este caso ZetaBIZ de Colorada Soluciones de Negocio y ZetaSoftware, sobre una Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2), pero el ejemplo podrán aplicarlo a cualquier dato contenido en el Sistema de Gestión, ya sean Clientes, Proveedores, Productos, Vendedores, o incluso los Movimientos de Compras, Ventas, Finanzas, siendo el único requerimiento conocer los nombres de las Tablas donde se encuentra cada dato, lo cual si no lo conocen, deberán solicitar al desarrollador o proveedor de la solución.

A su vez, si bien el ejemplo se basa en un sistema que utiliza la Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2, es posible también hacerlo para versiones anteriores de Microsoft SQL Server, u otras Bases de Datos como ser Microsoft Visual FoxPro, Oracle, MySql, IBM DB2, etc.


1. Crear la planilla.


Comenzaremos ingresando a un nuevo Libro de Microsoft Excel.


2. Creando la Macro.

Presionaremos la tecla ALT+F8, para acceder a Macros, lo cual también podemos hacer desde la barra de herramientas Programador, la cual si no esta visible, deben habilitarla desde Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones, y marcar la cinta Programador.

Al abrirse el cuadro de diálogo Macros, escribiremos el nombre de la Macro a crear, pudiéndose en una misma planilla, crear todas las Macros que necesiten, en mi ejemplo escribí Contactos, y luego deben presionar el botón Crear.


3. Utilizando la Biblioteca Microsoft ActiveX Data Objetcts


Al crearse la Macro, Microsoft Excel abrirá el Diseñador de VBA, pero aquí si no son usuarios expertos, no deberán asustarse, ya que sólo deberán copiar y modificar el ejemplo.

Sólo la primera vez, será necesario agregar una Referencia a las Bibliotecas Microsoft ActiveX Data Objetcts (ADO), las cuales son las que permiten que Microsoft Excel se conecte a la Base de Datos de Microsoft SQL Server, para ello en el menú Herramientas seleccionaremos la opción Referencias, y buscaremos dentro de la lista ordenada alfabéticamente Microsoft ActiveX Data Objects 2.8 Library, marcaremos la misma y presionaremos el botón Aceptar.

4. Escribiendo la Macro


Entre el inicio y el fin de la Macro:

Sub Contactos()


EndSub

Escribiremos el siguiente código, el cual podrán entender leyendo los comentarios en verde:

 'Se crea la Conexión a la Base de Datos Zeta.BIZ en el Servidor AGNOTEBOOK
    Dim ZCadenaConexion As String
    ZCadenaConexion = "Provider=SQLOLEDB;Data Source=AGNOTEBOOK;Initial Catalog=Zeta.BIZ;Integrated Security=SSPI"
 
    Dim ZConexion As ADODB.Connection
    Set ZConexion = New ADODB.Connection
 
    ZConexion.ConnectionString = ZCadenaConexion
    ZConexion.Open ( ZCadenaConexion )
 
    'Se crea el Set de Datos donde se guarda el resultado de la Consulta a la Tabla de Contactos
    Dim ZDatos As ADODB.Recordset
    Set ZDatos = New ADODB.Recordset
    ZDatos.ActiveConnection = ZConexion
    ZDatos.Open "SELECT * FROM ZBIZContactos"
     
    'Se copia el contenido del Set de Datos a la celda A1 de la Hoja1
    Hoja1.Range("A2").CopyFromRecordset ZDatos
     
    'Se cierra el Set de Datos y la Conexión a la Base de Datos
    ZDatos.Close
    ZConexion.Close

5. Personalizando la Macro

Para personalizar el ejemplo, las modificaciones que deben realizar, son el modifica la Cadena de Conexión, por los datos del Servidor y Base de Datos de donde desean obtener la información, modificando AGNOTEBOOK por el nombre del Servidor, y Zeta.BIZ por el nombre de la Base de Datos:

ZCadenaConexion = "Provider=SQLOLEDB;Data Source=AGNOTEBOOK;Initial Catalog=Zeta.BIZ;Integrated Security=SSPI"

Si no conocen esta información deberán solicitársela al encargado técnico, el desarrollador o el proveedor de la solución.,

Y la consulta a la Base de Datos, ya sea para obtener los datos existentes en una Tabla o en varias Tablas, en este ejemplo que obtiene los datos de una sola Tabla, modificando el nombre de la misma ZBIZContactos por la que deseen.

ZDatos.Open "SELECT * FROM ZBIZContactos"

Al igual que en el punto anterior, deberán solicitar esta información al encargado técnico, el desarrollador o el proveedor de la solución, si la desconocen.

Al terminar presionen el botón Volver a Microsoft Excel o cierren la ventana de VBA.

6. Ejecutando la Macro

Para ejecutar la Macro, simplemente deberán presionar la tecla ALT+F8 o , para acceder a Macros, lo cual también podemos hacer desde la barra de herramientas Programador, y si todo sale de acuerdo a lo previsto verán en la Hoja de Excel los datos en este caso de los Contactos, a partir de la celda A2, lo cual sugiero para que en la primer Fila luego de dar formato completen los nombres de las columnas.

7. Formateando los Datos

Para que nuestros datos queden presentados de forma profesional, es posilble formatearlos de manera muy sencilla gracias a las herramientas de formato de Microsoft Excel, para lo cual simplemente parandose en A1, en la cinta Inicio seleccionen la opción Dar formato como tabla, y seleccionen el formato de su preferencia, y posteriormente identifiquen en la primer Fila los nombres de las Columnas.

Conclusión

Hasta aquí una nueva forma de obtener los datos de nuestro sistema de gestión, pero lo mejor de todo, será que para la próxima vez, sólo tendrán que guardar la Planilla, abrirla y ejecutar la Macro nuevamente, con lo cual en pocos segundos contarán con la información actualizada al instante con el mínimo esfuerzo.

Espero haber podido brindarles un ejemplo lo suficientemente simple y efectivo para que puedan poner en práctica, pero si no lo he logrado, los invito a que me contacten para que pueda ayudarlos a implementarlo haciéndome llegar sus consultas a garridoalejandro@gmail.com, en particular para aquellos usuarios no técnicos que son los que en definitiva requieren en la mayoría de los casos estas soluciones, y quienes habitualmente pierden la mayor parte del tiempo generando la información que trabajando con ella.


Hasta la próxima.

TOTVS + Microsoft Office© = Potencia²

Entre los diversos instrumentos utilizados por la administración de una empresa, la Contabilidad es la herramienta que permite conocer la situación patrimonial, financiera y económica de cualquier empresa, y concentrar la información de toda la gestión, sea cual sea su ramo de actividad o forma jurídica.

Los estados contables y financieros constituyen la base más completa de información para identificar las fortalezas, las debilidades, y los fenómenos que afectan la estructura económico financiera de la empresa.

Para conocer e interpretar de forma eficaz y eficiente la situación financiera que servirá de base para la toma de decisiones de su empresa, TOTVS provee un conjunto de herramientas que hacen posible confeccionar estados contables y financieros, examinar debidamente la administración y definir indicadores, adaptándose a las necesidades específicas de su empresa.

A su vez, TOTVS Office Integracion Interface (TOII) permite que las empresas integren la información de gestión del negocio con las aplicaciones de Microsoft Office, Outlook, Excel y Word.

TOII ofrece el ERP TOTVS integrado a la suite Microsoft Office y esta equipado con herramientas de productividad y colaboración, creando un entorno de productividad donde el usuario tiene la sensacion de utilizar un único producto, de tal manera que la información del ERP se torna disponible y contextualizada, en tiempo real, de acuerdo con el tipo de documento que el usuario necesita.

De esta manera, es posible por ejemplo confeccionar planillas y documentos totalmente personalizados para el análisis del negocio, la presentación de la información de la empresa y la distribución a clientes, proveedores, participantes y accionistas.

TOTVS Uruguay viene preparando un conjunto de talleres que tienen como objetivo poner en sus manos las herramientas de integración entre TOTVS y Microsoft Office para que pueda ponerlas en práctica de forma inmediata en su empresa.

      

Hasta la próxima.

CUMUY: Entity Framework 4.1 y Experiencias en Windows Azure

CUMUY (Comunidad Usuarios Microsoft Uruguay), invita a las presentaciones de Andrés Aguiar (Infragistics) Introducción a Entity Framework 4.1, y Jorge Corral y Sebastián Beceiro (Arkano) Introducción y Primeras Experiencias con la Plataforma Windows Azure.

INTRODUCCIÓN A ENTITY FRAMEWORK 4.1

Andrés Aguiar (Infragistics)

Entity Framework tiene características muy solicitadas por los desarrolladores, en particular soporte para 'Code-First'.  Describiremos las principales funcionalidades así como sus ventajas y desventajas.

INTRODUCCIÓN Y PRIMERAS EXPERIENCIAS CON LA PLATAFORMA AZURE

Jorge Corral y Sebastián Beceiro (Arkano)

Introducción a la plataforma de Microsoft para Cloud Computing y presentación de un primer proyecto dentro de Arkano. Se presentarán las necesidades del cliente, la arquitectura definida, así como los aspectos más relevantes a tener en cuenta para desarrollar una primer aplicación ASP.NET en Azure, las lecciones aprendidas y conclusiones.

La cita es el próximo Martes 31 de Mayo, en Microsoft Uruguay, Cebollatí 1474 piso 5 a las 18:30 horas, agradecemos registrarse previamente en http://www.facebook.com/event.php?eid=198761450169074.

Los Esperamos.

Personalización de UI con OPENXML y VS 2010 en Microsoft Office 2010

Según estudios de usabilidad la Cinta de opciones (Ribbon) incluida por primera vez en Office 2007 ha permitido que los usuarios y principalmente los menos expertos utilicen entre 4 y 5 más funcionalidades que en las versiones anteriores, y que dediquen un menor esfuerzo en encontrar los comandos y herramientas más habituales.

En Office 2010 la Cinta de opciones (Ribbon) se encuentra en todas las aplicaciones de Office, pero además incorpora la posibilidad de que tanto usuarios como administradores, y desarrolladores puedan personalizarla de acuerdo a sus necesidades, como también el contenido del nuevo menú Archivo (Backstage) incorporado en Office 2010 para las operaciones de configuración y manejo de documentos.

Además, mediante el uso de Visual Studio 2010 es posible desarrollar Add-ins para los diferentes productos de Office 2010 de manera sencilla, y crear potentes aplicaciones con un mínimo esfuerzo aprovechando toda la potencia de Visual Studio .NET y toda la enriquecedora experiencia de usuario de Office 2010.

Mientras que la Cinta de opciones está pensada para incorporar funcionalidad relacionada con el contenido de los documentos, el nuevo menú Archivo ha sido ideado para agrupar los comandos relacionados con el documento en sí, de manera que antes de realizar una personalización de la UI de Office 2010 deberemos analizar si las herramientas a incorporar estarán relacionadas con el contenido o con el documento, de manera de proporcionarle al usuario la misma experiencia que Office 2010, para que la localización de los comandos sea una tarea natural para los usuarios.

Personalizando la Cinta de Opciones (Ribbon)

Cuando necesitamos brindarle a los usuarios un acceso más ágil a determinados comandos de Office, cuando desarrollamos macros para automatizar determinadas tareas dentro de un documento o cuando incorporamos soluciones de negocio integradas dentro de los documentos de Office, la personalización de la cinta de opciones es fundamental para mejorar la usabilidad a los usuarios y lograr en los mismos una inigualable experiencia de uso.

La cinta de opciones de Office 2010 permite agrupar los comandos en diferentes niveles, en el primer nivel se encuentran las Fichas, siendo aconsejable crear una ficha diferente para cada tipo de funcionalidad a incorporar, dentro las Fichas es posible crear diferentes Grupos los que permiten organizar a los diferentes Controles, pudiéndose incorporar en la barra todo tipo de controles de usuario tales como botones, listas desplegables, editores de texto e incluso galerías de botones e imágenes.

Existen 3 métodos diferentes para lograr esta personalización, la personalización integrada que provee Office 2010 a la cual puede accederse presionando el botón derecho del ratón sobre la cinta de opciones, la personalización específica de un documento o plantilla de Office mediante XML gracias a la tecnología OpenXML de los documentos de Office 2010, y mediante el desarrollo de un AddIn utilizando Microsoft Visual Studio 2010 el cual quede integrado dentro de las diferentes aplicaciones de Office 2010 para que la solución pueda aplicarse a todos los documentos.

OpenXML

Para personalizar un documento o plantilla específico mediante la personalización del contenido XML de los documentos OpenXML de Office la herramienta Custom UI Editor Tool que puede descargarse del sitio OpenXML Developer (www.openxmldeveloper.org) permite realizar esta tarea de manera simple y sencilla, sin necesidad de conocer la estructura XML interna de los archivos ZIP .docx, .xlsx y .pptx. Cabe recordar que cómo OpenXML es un estándar homologado y abierto basado en archivos XML contenidos dentro de un archivo ZIP los mismos pueden ser modificados con cualquier herramienta que permita trabajar con estos tipos de archivos.

La herramienta Custom UI Editor Tool al abrir cualquier archivo OpenXML correspondiente a un documento, planilla o presentación permite modificar exclusivamente el XML que contiene la personalización de la UI de Office 2010, y brinda la posibilidad de incluir contenido XML de ejemplo, con lo cual con solo seleccionar incluir el ejemplo de una Ficha personalizada (Custom Tab), debemos reemplazar el contenido del ejemplo con nuestra personalización.

Para la personalización de la cinta de opciones es posible reutilizar la lista de comandos e imágenes de Office 2010, o incluir nuevas fichas, grupos y controles, incluso las imágenes como recursos del documento para que puedan ser utilizadas en los botones.

En el ejemplo, se muestra una personalización  de la cinta de opciones de un documento de Excel 2010, donde se crean dos Fichas (Tabs)  “CUMUY XML” y “Archivo” una antes y otra luego de la Ficha Inicio de Excel 2010, conteniendo la primera un Grupo (Group) y 3 Botones (Button) personalizados, y la segunda un Grupo personalizado con los comandos propios de Word 2010 para Guardar, y los Grupos existentes en Word 2010 Portapapeles y Fuente.

La herramienta también permite incluir ejemplos XML de una Ficha personalizada de Excel (Excel Custom Tab) o un Grupo personalizado de Word (Word Group), y finalmente, el comando Generar Callback permite generar el código necesario a incluir dentro de la planilla Excel en este caso en lenguaje VBA para interceptar las llamadas a los controles personalizados, el cual deberá ser copiado y pegado dentro de un Módulo de Visual Basic For Applications en el documento.

Visual Studio 2010

Si lo que se necesita es crear una solución que sea aplicable a cualquier documento, mediante Visual Studio 2010 es posible crear un AddIn utilizando las plantillas de proyectos Office 2010 incluidas en Visual Studio 2010, y diseñar la cinta de opciones como si se tratara de cualquier otro control de usuario .NET, o también mediante XML en caso que no se desee desarrollar visualmente, siendo la primera le mejor opción por su facilidad y la posibilidad de ver durante su diseño la apariencia final.

Personalizando el nuevo Menú Archivo (Backstage)

Si deseamos incorporar funcionalidad relacionada con el manejo del documento y no de su contenido, ya sea para incluir funcionalidad relacionada con la apertura, guardado, impresión, o propiedades de los documentos, entonces será necesario personalizar al nuevo menú Archivo, el también permite que sea personalizado también exclusivamente para un documento o plantilla OpenXML como para un AddIn desarrollado en Visual Studio 2010.

Dado que cada una de las opciones del menú Archivo de Office 2010 nos proveen de un espacio mucho más amplio en pantalla, las posibilidades de diseñar el mismo son muchos más amplias, permitiéndose que se puedan definir Fichas las cuales aparecerán como una opción más del menú, dentro de estas seleccionar la cantidad de Columnas en las cuales queremos que se divida la pantalla, y dentro de cada columna los Controles de usuario pueden agruparse tanto en Grupos como en Categorías dentro de los Grupos.

OpenXML

Para personalizar nuevamente un documento o plantilla específico mediante la personalización del contenido XML de los documentos OpenXML de Office volveremos a utilizar la herramienta Custom UI Editor Tool, de una manera muy similar a como se realiza la personalización de la cinta de opciones, utilizando en este caso los contenido XML de ejemplo Custom OutSpace.

En este ejemplo hemos creado una nueva Ficha llamada “CUMUY” que contiene un panel con 2 columnas, la primera con un Grupo y 2 Categorías “Hello CUMUY” y “Hello Microsoft”, y la segunda con un Grupo y una Categoría “Hello Companies”.

Visual Studio 2010

El mismo ejemplo anterior pero en un AddIn de Visual Studio 2010 permitirá que la funcionalidad no se encuentre disponible exclusivamente en un documento o plantilla, sino que estará disponible en todos los documentos, y la única diferencia con el ejemplo de la cinta de opciones en Visual Studio 2010 será que para la personalización del menú Archivo aún no contamos con un diseñador visual, y sí contamos con la posibilidad de realizar la personalización dentro de un archivo XML.

Cuando desarrollamos un AddIn dentro de Visual Studio 2010, el código a ejecutar asociado a los comandos incluidos en la Cinta de opciones y el menú Archivo, será código desarrollado directamente en C# y VB.NET, pudiendo utilizar las bibliotecas de Microsoft Office para poder interactuar con los contenidos en los casos que sea necesario, pudiendo aquí desarrollar absolutamente cualquier funcionalidad con toda la capacidad de .NET sumada al potencial de Microsoft Office 2010.

Hasta la próxima.