14/5/12

Creando Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010 (Gráficos y Tablas)


Continuando con la serie sobre Crear Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010, hoy les hago llegar información sobre cómo crear Gráficos para comunicar visualmente la información, facilitando y atrayendo la atención del usuario, y cómo crear Tablas para organizar los contenidos.

Recuerden siempre la importancia de la calidad de presentación, captar la atención del lector y comunicar claramente la información, cuando necesitamos crear presentaciones, propuestas o proyectos.

GRÁFICOS


Para comunicar información visualmente, Microsoft Office cuenta con la herramienta SmartArt la cual incluye múltiples elementos gráficos de listas, diagramas de proceso y ciclo, diagramas de jerarquía y matrices que pueden ser personalizados.

Para insertar un gráfico SmartArt, en la Cinta de opciones de Microsoft Word, seleccionaremos la solapa Insertar, luego SmartArt, y en nuestro caso dentro de Procesos seleccionamos el que mejor representaba lo que queríamos comunicar.

El gráfico seleccionado, es utilizado para mostrar una progresión; una escala de tiempo; una secuencia de pasos de una tarea, un proceso o un flujo de trabajo; o bien para enfatizar el movimiento o la dirección. El texto de Nivel 1 aparece dentro de una forma de flecha y el de Nivel 2 debajo de formas de flecha, lo cual completamos dentro de la ventana que nos ofrece Microsoft Word.

TABLAS


Las Tablas son organizadores de contenidos, hacen que la información se vea ordenada, pueden lucir acorde al tema seleccionado o no tener bordes para que pasen inadvertidas, y son de muy fácil uso. Pueden utilizarse para incluir texto, gráficos u otras tablas. Permiten simplificar hasta los diseños más complejos, siendo una de las características más potentes y flexibles disponibles en Microsoft Word.


Para incluir una Tabla, dentro de la solapa Insertar de la Cinta de opciones, se selecciona la opción Tabla y se marca la cantidad de Filas y Columnas deseadas para que la Tabla ya contenga las mismas y se autoajuste al ancho de la página del documento.

Luego, estando dentro de la Tabla, dentro de la solapa Herramientas de Tabla, en Diseño es posible seleccionar el Estilo de tabla deseado el cual forma parte del Tema seleccionado para el documento, y donde se podrán seleccionar diferentes estilos, que resalten la primer fila o columna, que muestre las líneas pares e impares en diferentes colores de fondo, siempre manteniendo una coherencia con el resto del documento.

Hasta la siguiente entrega de esta serie.

2/5/12

Creando Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010 (Temas y Estilos)


En el artículo anterior de esta serie sobre Crear Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010, les mencione sobre la calidad de presentación, cómo captar la atención del lector y cómo comunicar claramente la información, cuando necesitamos crear presentaciones, propuestas o proyectos.

Hoy quiero mencionarles sobre las herramientas de Tema y Estilos de Microsoft Word 2010, las cuales simplifican el diseño de documentos y a la vez permiten diseñar contenidos de alta calidad.


TEMA


Microsoft Office provee Temas predefinidos que permiten rápidamente cambiar la presentación de todo un documento, aplicando estilos, color y efectos al texto de los títulos, subtítulos y el cuerpo, y aplicar la combinación de colores del tema a cualquier otro elemento que incluyamos en el documento para mantener el estilo estético, como por ejemplo un Gráfico o una Tabla.

Un tema es un conjunto coordinado que se puede aplicar a todo el documento con un solo clic. Los mismos temas están disponibles para los documentos de Microsoft Word, presentaciones de Microsoft PowerPoint, planillas de Microsoft Excel, e incluso para mensajes de Microsoft Outlook, siendo fácil personalizar los mismos para crear su propia imagen corporativa o de marca a través de todos sus documentos.

Para seleccionar un Tema, en la Cinta de opciones de Microsoft Word, seleccionaremos la solapa Diseño de página, y dentro de está seleccionaremos Tema, donde se desplegará una lista de temas predefinidos, los cuales pueden cambiarse fácilmente para ver diferentes alternativas de presentación.

En nuestro caso, hemos seleccionado el Tema Austin, que presenta colores sobrios pero a su vez destaca los títulos, subtítulos y textos, y se adapta a los colores institucionales que necesitaba.

ESTILOS


Comúnmente cuando se desea destacar un título o un subtítulo, los usuarios seleccionan tipos de letra y tamaños diferentes, incluyen negritas, itálicas y subrayados, y ejecutan esta tarea para cada título por separado, el uso de Estilos, nos permite simplificar la tarea, uniformizar los formatos, y adicionalmente nos permite al cambiar el tema que también cambien los mismos adaptándose al nuevo tema.

Aplicar estilos es tan sencillo como seleccionar de la Cinta de opciones, Título 1, Título 2, Título 3 o Normal entre otros, debiendo utilizar el estilo de Título de forma jerárquica para Títulos y Subtítulos, dado que los de niveles superiores se destacan más que los de niveles inferiores, pero manteniendo siempre la uniformidad de la presentación.

Hasta la siguiente entrega de esta serie.