22/4/12

Creando Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010 (Introducción)


Cuando necesitamos generar documentos de alto impacto por lo general trabajamos arduamente en el contenido de la presentación, propuesta o proyecto, y dejamos atrás la calidad de presentación, básicamente por tres motivos: la falta de tiempo, el desconocimiento, o porque consideramos que la presentación no es relevante.

PRESENTACIÓN


Con respecto a la relevancia, la misma puede cambiar si podemos ver el mismo contenido presentado elegantemente, si comparamos la calidad con la de otros, o si conocemos que para nuestro receptor resulta de importancia. En mi caso en particular y la de muchos otros, la calidad de la presentación la suelo comparar con la calidad de lo que me proporcionará ese mismo proveedor.

Si no presta atención a los detalles de los documentos que me entrega, que puede asegurarme que preste atención a la calidad del producto o servicio que me ofrece.

En esta serie de artículos ntentaré dejarles algunos tips, para ayudarlos a resolver los dos primeros motivos: la falta de tiempo intentando mostrarles lo sencillo que es confeccionar un documento de calidad profesional, y el conocimiento acerca de que herramientas nos ofrece Microsoft Word 2010 para generar documentos claros y atractivos.

CAPTAR LA ATENCIÓN DEL LECTOR


El incluir estilos de color o gráficos a los documentos no nos asegura el éxito, el objetivo de generar documentos de diseño elegante consiste en ayudar a que la información importante se destaque, sea por consiguiente más fácil interpretarla, y el mensaje sea claro y concreto.

Resaltar texto, aplicar bordes a una tabla o párrafo, o cambiar el color de una fuente, puede ser todo lo que necesita para destacar la información vital. Lo importante es hacerlo bien, utilizando elementos de diseño coherentes, y con moderación, debiéndose utilizar estos elementos para dar énfasis, sin abrumar el contenido.

Zapatero a tus zapatos dice el dicho, y si no somos diseñadores gráficos, aunque tengamos pasión por el diseño, créanme que nunca lograremos aplicar estilos con clase como lo hacen los profesionales en la materia, de los cuales Microsoft posee equipos completos trabajando para que nosotros utilicemos las herramientas incorporadas en Microsoft Office.

Cuando un documento o presentación está superpoblado, es muy difícil hacer que algo se destaque. Ser selectivo con el contenido destacado a incluir es una de las mejores cosas que puede hacerse en el documento.



Por ejemplo, veamos dos documentos con el mismo contenido, el primero fue confeccionado sin aplicar ningún tema ni gráfico, y en el segundo hemos seleccionado un tema provisto por Microsoft Office, e incluido la misma información pero en forma gráfica, lo que nos permite rápidamente ver cual de los documentos es más claro y atractivo.

COMUNICAR CLARAMENTE LA INFORMACIÓN


Para ser convincentes sólo es necesario que la información se muestre claramente, sea sencilla de comprender y no deje ningún tipo de dudas. Microsoft Word puede ayudarle a organizar y presentar su información de forma clara y efectiva, y conseguirlo no es complicado.

Generar documentos con una alta calidad de presentación, no requiere de tiempo, ni conocimientos avanzados, y cuando identificamos un documento atractivo y elegante podemos ver que es de suma importancia para nuestra imagen, captar la atención del lector y comunicar claramente la información.


Hasta la siguiente entrega de esta serie.

18/4/12

Mis ideas para Microsoft Office 15

Hoy quiero compartir un artículo diferente a los habituales, donde quiero plasmar mis ideas para el nuevo Microsoft Office 15.

Desde el lanzamiento de Microsoft Office 2010 se sabe que sin descansar un sólo día, Microsoft ya ha comenzado a trabajar en la nueva versión, así trabajamos en la industria del software, cuando se logra un objetivo, este pasa a ser el escalón para un nuevo objetivo.

Seguramente la nueva versión de Microsoft Office verá la luz durante el 2013, no tengo más información que la poca que existe buscando en Internet, donde se sabe que ya hay Technicals Preview disponibles para unos pocos privilegiados (De los cuales conozco uno pero ni con extorsiones y torturas me ha dado una migaja de información), pero seguro que nos sorprenderemos con varias novedades, agradeceremos otras tantas que facilitarán nuestra tarea y nos permitirán ser más productivos, y como siempre sucede, otras quedarán en el olvido, o destinadas a unos pocos que posean la necesidad específica.

UX (User Experience)


Las versiones Beta de Microsoft Windows 8 incluyen una importante novedad en la experiencia del usuario y es la introducción de la nueva interfaz Metro, lo que marcará un antes y un después en el uso de Windows.

Metro es una interfaz mucho más sencilla, limpia, minimalista y pensada para dispositivos táctiles móviles y de escritorio, con lo cual apuesto a que imprescindiblemente debemos tener nueva experiencia de usuario e interfaz táctil, dándole un nuevo look a la Ribbon (Cinta de opciones), pero sin perder su personalidad la cual ha permitido que los usuarios utilicen muchas más funcionalidades y de manera más sencilla (Aún no puedo creer que existan usuarios utilizando Microsoft Office 2003, pero no se preocupen, prometo no mencionarlos).

Libertad


Creo que es de esperar  que el nuevo Microsoft Office ofrezca una nueva experiencia de usuario sin importar en que dispositivo se utilice, sea este un PC de escritorio, una tableta o un teléfono

A esto sumo que ojalá también nos encontremos con un Office para iMac, iPhone, Android y Blackberry, además de para Windows y Windows Phone, con esto Microsoft podrá volver a los orígenes de que no importa que uses, siempre podrás usar la misma aplicación Microsoft, y de paso los usuarios de todos estos dispositivos podrán usar la mejor suite de oficina.

Documentos


Esta si creo es una idea innovadora que me vino desde la primera vez que conocí la aplicación One Note, pero no es lo mismo, y es que se me ocurre que en algún momento deberíamos dejar de usar Word, Excel, PowerPoint, para usar una única aplicación llamada Office, y que los Documentos, Planillas, Presentaciones y Bases de datos pasen a ser simplemente diferentes contenidos dentro de un mismo Documento.

Así como hoy podemos dentro de cualquiera de las aplicaciones incluir textos, dibujos, imágenes, tablas, y otros elementos, espero entrar en esta única aplicación y poder tirar sobre el documento cualquier tipo de contenido incluyendo una planilla de cálculo (Excel), o una base de datos (Access), y definir animaciones y tiempos de presentación a las hojas del Documento para cuando desee compartirlos (PowerPoint).

Al fin y al cabo que diferencia existe entre una diapositiva y una hoja, sólo el diseño para la pantalla o la impresora? la verdad que desde mi punto de vista la impresión hoy por hoy esta pasando a ser secundaria, costos y el factor ecológico son esenciales para ese cambio, y siempre me he preocupado de definir sistemas donde lo importante sea la navegabilidad entre la información y contar con ella de forma rápida y sencilla, eso es lo que se necesita, imprimir es sólo un medio. Defiendo a muerte, la idea de la oficina sin papeles que pensara Bill Gates en sus inicios.

Creo que hay que cambiar el paradigma de pensar en las herramientas (crear un documento, una planilla, una presentación o una base de datos), y pensar en los objetivos de la vida real, donde se necesitan todos estos elementos, necesito armar un plan de proyecto, confeccionar una propuesta, comunicar una idea, brindar información. No es común que cuando tenemos que hacer una presentación debemos mostrar documentos de Word y planillas de Excel? Y cuando hacemos un documento necesitamos hacer cálculos o incluir datos?, esto eliminaría ya no tener que copiar y pegar.

Lograr esto con la Ribbon (Cinta de opciones) de Microsoft Office es sencillo, ya que la misma habilita y deshabilita las herramientas de forma contextualizada dependiendo sobre que objeto o parte del documento me encuentro.

Muchos se preguntarán como resolvería el ancho de las planillas Excel en un Documento, pues bien, para eso existen las vistas de documento que posee hoy Word, para poder verla en modo borrador o en modo impresión, donde en ese caso las notables herramientas de ajuste de Excel pueden realizar el trabajo, pero sigo insistiendo que acompañando la muerte de los PC, también lo siguen las impresoras, y basta con que ahora los documentos pueden estar firmados digitalmente, los comprobantes electrónicos son cada vez más implementados en los diferentes países. Además son feas, ocupan mucho espacio, no son transportables y requieren de insumos constantemente.

Informes


Todos conocen mi opinión acerca de que Excel es la mejor herramienta para analizar información, pero sigo hallando en falta algunas utilidades imprescindibles como la agrupación de datos, a modo de ejemplo imaginen tener la lista de ventas y poder agruparlas por Cliente, Fecha, Producto, ojo no ordenarla, porque la diferencia entre el grupo y el orden es que me refiero que con el primero podría tener filas adicionales con totales del grupo, poder crear múltiples grupos anidados, y seleccionar que columnas deseo contar, sumar, promediar, etc., quienes conocen la aplicación ZetaBIZ que he desarrollado para analizar información en las PyME's saben de que hablo, ya que es una de las funcionalidades que mejor utilidad encuentran los usuarios.

Otra funcionalidad es la necesidad de poder ocultar y mostrar columnas y filas de manera mucho más sencilla que la actual que no es intuitiva para el usuario, sobretodo la segunda, donde es necesario mirar las letras de las columnas o los números de las filas para saber si no hay ninguna oculta, y ocultar es una necesidad imprescindible cuando tenemos información confidencial. Si tuviese acceso a un icono donde pueda arrastrar hasta allí y desde allí columnas, podría lograrlo más sencillamente.

Vistas


Las Vistas podrían ser también una herramienta esencial para simplificar la tarea de tener diferentes documentos con la misma información, si en algunos escenarios debemos mostrar de una u otra forma la información, hoy creamos un nuevo documento copiando del anterior, si esa información cambia volvemos a repetir el proceso, el definir vistas permitiría que el mismo documento se muestre de formas diferentes, mostrando u ocultando información, presentándola de una u otra forma, pero siempre estando la información en un sólo lugar, imaginen que grandiosas serian las Tablas Dinámicas si pudiera tener guardada varias configuraciones y cambiar de una a otra con un cilc, algo con lo cual también cuenta ZetaBIZ.

Compartir


Una funcionalidad de Microsoft Office 2010 que me pareció brillante cuando la vi es la posibilidad de compartir presentaciones por Internet de forma sencilla, pero al querer usarla me di cuenta de un detalle fundamental, de que me sirve si no puedo compartir audio y vídeo en tiempo real, una presentación muda no es muy útil y pre grabar el audio sabemos lo complejo que es. Aprovechando la adquisición de Skype por parte de Microsoft, creo excelente incluir un cliente de Skype dentro de Microsoft Office.

Imaginemos que con un sólo clic dijera Compartir documento, selecciono mis destinatarios de a uno o por grupos definidos con anterioridad, y a través de Internet realizo una presentación en tiempo real mostrando mi documento conteniendo cualquier tipo de contenidos, a asistentes conectados desde cualquier dispositivo, un PC de escritorio, una tableta, un teléfono o una TV.

Y para apostar a más aún, que los asistentes a la presentación si lo deseo puedan editar o comentar los contenidos, como si fuera Office Web Apps pero a la distancia de un clic, algo que creo también debería mejorarse, y es que debería ser más intuitivo el compartir información en la nube, de todos los usuarios finales que conozco de Microsoft Office y algunos técnicos también desconocen o no se han puesto a probar Office Web Apps, porque lo ven como un producto en la nube, y no como parte del Office que utilizan diariamente.

Plantillas


Quiénes siguen mi Blog habrán visto que he publicado algunos artículos acerca de la aplicación de plantillas para objetivos concretos, como confeccionar un calendario o un currículo, entre otros, diariamente me encuentro con usuarios que tienen una necesidad y siempre solucionan haciendo algo muy manual y artesanal que queda feo, les da mucho trabajo y no resuelven la necesidad.

La aplicación de plantillas debería ser algo mucho mas intuitivo que hoy día, debería estar más visible, el uso de las mismas genera un impacto tremendo en optimizar el trabajo de los usuarios, y en la calidad de presentación de los documentos, y veo muy pocos documentos, planillas y presentaciones que hayan sido hechas en base a una plantilla, además que creo que faltan muchas más, en particular aplicadas a negocios.

Conclusiones


Bueno, hasta aquí les dejo algunas de mis ideas que no se si serán muy innovadoras o no, si estarán incluidas o no en Microsoft Office 15, pero que si las tuviéramos seguro que daríamos un paso enorme hacia la movilidad y el compartir y compartir cada día más en la nube, y otras nos permitirían ser más productivos, generar información de mayor calidad y trabajar de manera más sencilla y eficiente.

En cuanto tenga más las comparto con ustedes, y espero que también contribuyan a la lista, ni bien conozca las novedades de Microsoft Office prometo compartirlas para ir imaginándonos ya sobre una base más real al nuevo Microsoft Office.

Hasta la próxima.


17/4/12

Encuentro Abril 2012 de CUMUY: Desarrollo de Aplicaciones Metro y Reactive Extensions en Encuentro Abril de 2012

El próximo 26 de Abril de 2012 a las 18.30 hrs se estará haciendo la primer reunión de CUMUY de este año en las oficinas de Microsoft Uruguay, Cebollatí 1474, Piso 5.

Introducción al desarrollo de Aplicaciones Metro con JavaScript (José Russomano de Fx2


Visual Studio 11 beta introduce una experiencia de desarrollo de primera clase en JavaScript y proporciona un amplio conjunto de herramientas para el desarrollo de aplicaciones de estilo de Metro.

En esta oportunidad nos enfocaremos en el uso de WinJS, revisaremos los conceptos básicos y algunos ejemplos basados en la experiencia adquirida en los últimos meses.

Introducción a Reactive Extensions (Andrés Aguiar de Infragistics)


Las 'Reactive Extensions' son un framework desarrollado por Microsoft y disponible para .NET, Silverlight, Windows Phone, WinRT y JavaScript, que permite escribir aplicaciones 'event-driven', como por ejemplo, todas las interfaces de usuario, de una forma radicalmente mejor. Explicaremos los conceptos básicos y veremos algún escenario avanzado.

Para asistir, registrate en CUMUY en Facebook.

Los esperamos.

1/4/12

Automatizando Correcciones de Datos en Microsoft Excel 2010

Que Microsoft Excel es la mejor herramienta para que un usuario manipule datos no tenemos ninguna duda, pero cuando debemos utilizar esos datos ingresados o copiados en una planilla para importar los datos a nuestras aplicaciones, solemos encontrarnos con que el formato o los contenidos no son lo que necesitamos.

Es así, que habitualmente cuando necesitamos realizar esa tarea, pasamos un buen rato formateando y copiando celdas, y agregando fórmulas que concatenen valores, o los modifiquen en ciertas condiciones.

Esta semana analizando esta tarea con Mauricio Gayol del equipo de Soporte de ZetaConsulting nos propusimos optimizar nuestros tiempos, y automatizar estas tareas mediante la creación de Macros en VBA (Visual Basic for Applications) dentro de Microsoft Excel, así que compartimos nuestra experiencia convencidos que a muchos les podrá ser de utilidad.

Creando Macros


1. Crear la Planilla.

Comenzaremos ingresando a un nuevo Libro de Microsoft Excel.

Lo interesante de las Macros de Microsoft Excel, es que pueden crearse en una Planilla totalmente independiente y ejecutar para otra Planilla en la cual tengamos los datos a corregir. De esta manera, no tendremos que copiar la Macro en cada una de las Planillas, ya que al ejecutar, Microsoft Excel nos mostrará las Macros existentes en todas las Planillas abiertas en ese momento.

2. Creando la Macro.

Presionaremos la tecla ALT+F8, para acceder a Macros, lo cual también podemos hacer desde la barra de herramientas Programador, la cual si no esta visible, deben habilitarla desde Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones, y marcar la cinta Programador.

Al abrirse el cuadro de diálogo Macros, escribiremos el nombre de la Macro a crear, pudiéndose en una misma planilla, crear todas las Macros que necesiten, en mi ejemplo escribí ValidarContactos, y luego deben presionar el botón Crear.

3. Escribiendo la Macro

Al crearse la Macro, Microsoft Excel abrirá el Diseñador de VBA, pero aquí si no son usuarios expertos, no deberán asustarse, ya que sólo deberán copiar y modificar el ejemplo.

Los siguientes ejemplos, siempre deberán escribirse o copiarse, entre el Inicio de la Macro (Sub) y el Fin de la Macro (EndSub): 

Sub ValidarContactos() 


EndSub

Ejemplos de Macros


1. Formateando Celdas como Texto

El primer ejemplo que queremos compartir es el de darle a las Celdas de una Columna el Formato Texto, ya que teníamos valores Numéricos pero algunos comenzaban con 0, por lo tanto Microsoft Excel formateaba automáticamente como Número, y esto generaba que se ignoren los 0 a la izquierda. Como en nuestro caso se trataba de la información del Código del Contacto, necesitábamos que los 0 a la izquierda se respetaran.

La Macro a continuación muestra, como recorrer todas las Filas de la Columna Código hasta encontrarse con una Celda que se encuentre vacía, y cambiar el contenido de la Celda agregándole comillas simple ( ' ) al inicio para que Microsoft Excel la considere con contenido Texto y no Numérico.

   'Seleccionamos la Celda de la Columna A y Fila 2. Primer Fila para la Columna Código del Contacto.
    Range("A2").Select
    'Mientras la Celda Activa no este vacía.
    Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
        'Se le agrega una comillas simple al contenido de la Celda.
        ActiveCell.Value = "'" + Trim(CStr(ActiveCell.Value))
        'Se selecciona la Fila siguiente en la misma Columna.
        ActiveCell.Offset(1, 0).Select
    Loop

2. Completando Celdas vacías con Valores de otra Celda

El segundo ejemplo muestra como completar celdas vacías con el contenido de otra celda, en nuestro caso cuando la Razón Social del Contacto se encuentra vacía, debemos asumir el Nombre del Contacto.

Con lo cual el objetivo de esta Macro es recorrer todas las Filas de la Columna Nombre hasta encontrarse con una Celda que se encuentre vacía, y verificar si la Columna de la derecha para la misma Fila se encuentra vacía, caso en el cual reemplazamos con el contenido de la Columna Nombre.


   'Seleccionamos la Celda de la Columna B y Fila 2. Primer Fila para la Columna Nombre del Contacto.
    Range("B2").Select
    'Mientras la Celda Activa no este vacía.
    Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
       'Si la Celda de la Columna a la Derecha esta Vacía.
        If IsEmpty(ActiveCell.Offset(0, 1).Value) Then
            'Se asigna a la Celda de la Columna de la Derecha, el contenido de la Celda Activa.
            ActiveCell.Offset(0, 1).Value = Trim(CStr(ActiveCell.Value))       
        End If
        'Se selecciona la Fila siguiente en la misma Columna.
        ActiveCell.Offset(1, 0).Select
    Loop 

3. Asignando Valores Predeterminados

Y en el tercer ejemplo que les dejamos hoy, veremos como asignar Valores Predeterminados a Celdas qeu se encuentran vacías, en el ejemplo correspondientes a los datos de País del Contacto y Departamento del Contacto.


   'Seleccionamos la Celda de la Columna A y Fila 2. Primer Fila para la Columna Código del Contacto.
    Range("A2").Select
    'Mientras la Celda Activa no este vacía.
    Do While Not IsEmpty(ActiveCell)


        'Si el País que se encuentra 5 Columnas a la derecha del Código es Vacío.
        If IsEmpty(ActiveCell.Offset(0, 5).Value) Then
            'Se asigna a la Celda el País Predeterminado Uruguay (UY).
            ActiveCell.Offset(0, 5).Value = "'UY"
        End If

        'Si el Departamento que se encuentra 6 Columnas a la derecha del Código es Vacío.
        If IsEmpty(ActiveCell.Offset(0, 6).Value) Then
            'Se asigna a la Celda el Departamento Predeterminado Montevideo (MO).
            ActiveCell.Offset(0, 6).Value = "'MO"
        End If

        'Se selecciona la Fila siguiente en la misma Columna
        ActiveCell.Offset(1, 0).Select
    Loop


Ejecutando la Macro


Para ejecutar la Macro, deben tener la Planilla de datos activa, y simplemente deberán presionar la tecla ALT+F8 para acceder a Macros o hacerlo desde la barra de herramientas Programador, y Microsoft Excel mostrará las Macros existentes en la Planilla destinada a las Macros, pero la ejecutará sobre los datos de la Planilla Activa al presionar el botón Ejecutar, momento en el cual Microsoft Excel se encargará de hacer la magia.

Al guardar la Planilla donde hicimos las Macros, deberán guardar ésta con la extensión XLSM (Libro de Excel habilitado para Macros).

Referencias


A continuación les dejamos una breve explicación sobre las Funciones y Objetos utilizados en los ejemplos anteriores.

Range(Rango).Select. Selecciona una Celda o Rango de Celdas dentro de la Planilla.


ActiveCell. Representa la Celda Activa dentro de la Planilla Activa de Microsoft Excel.


ActiveCell.Value. Representa el Valor de la Celda Activa.


IsEmpty(Valor). Función que retorna Verdadero si el Valor es vacío, o Falso en caso contrario.

Trim(Texto). Función que elimina los espacios a la izquierda y derecha del Texto.

CStr(Valor). Función que convierte el Valor en Texto.


ActiveCell.OffSet(Filas, Columnas). Permite acceder a partir de la Celda Activa, a otra Celda que se encuentra la cantidad de Filas y Columnas indicadas.

Esperemos que el artículo haya sido de ayuda y quedamos a disposición por cualquier inquietud o comentario.

Hasta la próxima.