Creando Documentos Profesionales en Microsoft Word 2010 (Introducción)

Cuando necesitamos generar documentos de alto impacto por lo general trabajamos arduamente en el contenido de la presentación, propuesta o proyecto, y dejamos atrás la calidad de presentación, básicamente por tres motivos: la falta de tiempo, el desconocimiento, o porque consideramos que la presentación no es relevante.

PRESENTACIÓN

Con respecto a la relevancia, la misma puede cambiar si podemos ver el mismo contenido presentado elegantemente, si comparamos la calidad con la de otros, o si conocemos que para nuestro receptor resulta de importancia. En mi caso en particular y la de muchos otros, la calidad de la presentación la suelo comparar con la calidad de lo que me proporcionará ese mismo proveedor.

Si no presta atención a los detalles de los documentos que me entrega, que puede asegurarme que preste atención a la calidad del producto o servicio que me ofrece.

En esta serie de artículos ntentaré dejarles algunos tips, para ayudarlos a resolver los dos primeros motivos: la falta de tiempo intentando mostrarles lo sencillo que es confeccionar un documento de calidad profesional, y el conocimiento acerca de que herramientas nos ofrece Microsoft Word 2010 para generar documentos claros y atractivos.

CAPTAR LA ATENCIÓN DEL LECTOR

El incluir estilos de color o gráficos a los documentos no nos asegura el éxito, el objetivo de generar documentos de diseño elegante consiste en ayudar a que la información importante se destaque, sea por consiguiente más fácil interpretarla, y el mensaje sea claro y concreto.

Resaltar texto, aplicar bordes a una tabla o párrafo, o cambiar el color de una fuente, puede ser todo lo que necesita para destacar la información vital. Lo importante es hacerlo bien, utilizando elementos de diseño coherentes, y con moderación, debiéndose utilizar estos elementos para dar énfasis, sin abrumar el contenido.

Zapatero a tus zapatos dice el dicho, y si no somos diseñadores gráficos, aunque tengamos pasión por el diseño, créanme que nunca lograremos aplicar estilos con clase como lo hacen los profesionales en la materia, de los cuales Microsoft posee equipos completos trabajando para que nosotros utilicemos las herramientas incorporadas en Microsoft Office.

Cuando un documento o presentación está superpoblado, es muy difícil hacer que algo se destaque. Ser selectivo con el contenido destacado a incluir es una de las mejores cosas que puede hacerse en el documento.

Por ejemplo, veamos dos documentos con el mismo contenido, el primero fue confeccionado sin aplicar ningún tema ni gráfico, y en el segundo hemos seleccionado un tema provisto por Microsoft Office, e incluido la misma información pero en forma gráfica, lo que nos permite rápidamente ver cual de los documentos es más claro y atractivo.

COMUNICAR CLARAMENTE LA INFORMACIÓN

Para ser convincentes sólo es necesario que la información se muestre claramente, sea sencilla de comprender y no deje ningún tipo de dudas. Microsoft Word puede ayudarle a organizar y presentar su información de forma clara y efectiva, y conseguirlo no es complicado.

Generar documentos con una alta calidad de presentación, no requiere de tiempo, ni conocimientos avanzados, y cuando identificamos un documento atractivo y elegante podemos ver que es de suma importancia para nuestra imagen, captar la atención del lector y comunicar claramente la información.

Hasta la siguiente entrega de esta serie.