26/3/12

Consolidando Datos en Microsoft Excel con BUSCARV()

Habitualmente nuestros sistemas y/o nuestras planillas contienen información específica sobre un proceso de negocio, pero en determinados casos necesitamos consolidar la información en una única planilla.

Para estos casos, como por ejemplo cuando necesitamos ver información de precios, compras, ventas y stock de productos, saldos y ventas de clientes, o saldos y compras de proveedores entre otras necesidades, Microsoft Excel 2010 nos provee de funciones que permiten buscar información y obtener información ya sea dentro de la misma planilla como de otras.

Por ejemplo, es posible de una planilla buscar un dato de una fila cómo ser el Código del Producto en otra planilla que también posee este dato, y obtener la información de una columna de esa misma fila.

Ejemplo

Supongamos que poseemos una planilla con la Lista de Precios, en mi caso generada por el sistema ZetaLibra de Zetasoftware, y en otra planilla tenemos el Stock Actual también generado en ZetaLibra, y deseamos que en la planilla de Lista de Precios se muestre una columna con el Stock, sin tener que copiar y pegar la información:

1. Abrir la Planilla "Lista de Precios".
2. Abrir la Planilla "Stock Actual".

3. En la Planilla Lista de Precios, en la primer columna vacía, agregaremos la Función BUSCARV() de Microsoft Excel, digitando =BUSCARV(, y presionaremos el botón Insertar Función en la Barra de Celdas.

4. Dentro del cuadro de diálogo Argumentos de función, seleccionamos Valor buscado, para que en este argumento indiquemos cuál es el dato que se va a Buscar. Haciendo clic en el botón Seleccionar, seleccionaremos de la primer fila, la columna donde se encuentra el Código del Producto.

5. Luego seleccionamos Matriz buscar en, para que en este argumento indiquemos en donde vamos a buscar. Haciendo click en el botón Seleccionar, seleccionaremos de la Barra de tareas de Windows la planilla Stock Actual y seleccionaremos todas las filas y columnas que poseen la información del Stock de Productos.

6. Luego seleccionamos Indicador columnas, para que en este argumento indiquemos el número de columna del dato que queremos obtener, esto es que contaremos a partir de 1 que es el Código de Producto en cual de las columnas de la planilla se encuentra el Stock, en el ejemplo la columna es la 5, o sea la quinta columna.

7. Por último en Ordenado vamos a poner FALSO, este argumento permite indicar si al momento de Buscar Microsoft Excel busca el primer valor aproximado (VERDADERO), o el valor exacto (FALSO), en este caso queremos que la búsqueda sea exacta.

8. Veremos que si tenemos algún Producto en la Planilla de Listas de Precios que no se encuentra en la Planilla de Stock Actual, Microsoft Excel nos mostrará el resultado de la celda como un error #N/A informando que no pudo encontrar el dato. Para resolver que la Planilla muestre un 0 cuando el dato no se encuentra, agregaremos una nueva columna con la función =SI(ESERROR(G5),0,G5), o sea que si la celda G5 tiene un error, caso en el cual no se encontró el dato a buscar, se muestre un 0, y sino se muestre el contenido de la celda.

9. Copiamos el contenido de ambas columnas de la primer fila en las demás filas, y luego si lo deseamos ocultamos la columna donde ingresamos la función BUSCARV() para que no se muestre, ya que en caso de que no se haya encontrado se mostrará con un Error.

Así de fácil, ya tenemos nuestra planilla consolidada, como sugerencia cuando necesitamos realizar esta tarea habitualmente, mi recomendación es que tengamos una tercer planilla donde armemos las fórmulas por ejemplo de nombre Listas de Precios y Stock Actual, de manera que al generar las planillas de Listas de Precios y Stock Actual nuevamente desde nuestro software de gestión no perderemos reescribiremos las funciones realizadas en nuestra planilla.

Por más información, en el sitio de Microsoft Office tienen toda la información de referencia de la función BUSCARV(), no duden en hacerme llegar sus consultas, dudas o sugerencias:

E-mail: garridoalejandro@gmail.com
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Hasta la próxima.


20/3/12

Revista CompartiMOSS No. 11


Revista CompartiMOSS Número 11 con artículos sobre Microsoft SharePoint, Microsoft Office y otras Tecnologías ya se encuentra disponible para su descarga, incluyendo el artículo Creando documentos profesionales en Microsoft Word 2010, con el cual tengo el placer de contribuir para la revista.

EDITORIAL

  • Conexiones BCS en el servicio de perfiles (Miguel Tabera Pacheco)
  • Combinando SharePoint y Project Server (Arnau Roca Palà, Marc Bàguena Cuéllar)
  • Linq To SharePoint (Juan Pablo Capdevila)
  • Sitios de Publicación de SharePoint 2010 (Santiago J. Porras Rodríguez)
  • Creando documentos profesionales en Microsoft Word 2010 (Alejandro Garrido)
  • Entrevista con David Martos
  • Lista personalizada con Excel (Marcus Vinícius Bittencourt)
  • ¿Cómo tener éxito con la adopción de usuario de soluciones SharePoint? (Edin Kapic)
  • UXDesignPoint
  • Exposición de un sitio web con autenticación por claims usando ADFS - Parte 1 (Diego Gatti)
  • Customización y ampliación de estadísticas de uso (Víctor Cea Espejo)
  • Firma Electrónica sobre SharePoint: principales ventajas y aplicaciones (Miguel López)
  • Client Object Model en SharePoint 2010 / Modificando la seguridad (Juan Pablo Pussacq Laborde)
  • El concepto de Nube Privada (Daniel S. Levi)

DESCARGA

Revista CompartiMOSS Número 11 - Marzo 2012

Hasta la próxima.

12/3/12

Presentando Planes y Proyectos 2012 con Microsoft PowerPoint 2010

Cuando es necesario realizar una presentación sobre nuestros y planes y proyectos, diseñamos un documento o presentación incluyendo las fechas importantes en una lista. ¿Pero cómo lo hacemos si la lista es extensa y deseamos verla en un formato de calendario?.

El sitio Microsoft Office Online nos provee de miles de plantillas para diferentes propósitos. De la misma manera que lo vimos en la entrega anterior con los Currículos, en este caso les mostraré como crear una presentación en Microsoft PowerPoint 2010, conteniendo un calendario completo del año 2012.

Cuando instalamos Microsoft Office, además de las aplicaciones se instala un amplio catálogo de plantillas, pero además, todas las aplicaciones Microsoft Office permiten buscar fácilmente plantillas en el catálogo online, lo que nos permite poder utilizar nuevas plantillas, como en este caso, un Calendario 2012.

Para esto, simplemente seguiremos los siguientes pasos:


  1. Ingresar a Microsoft PowerPoint 2010.
  2. En el menú Archivo, seleccionar Nuevo.
  3. Dentro del cuadro de texto de Plantilas de Office.com, ingresaremos "2012" y presionaremos el botón Buscar.
  4. Se nos mostrará una lista de plantillas que contienen en su nombre 2012, o que estén catalogadas como 2012, específicas para Microsoft PowerPoint.
  5. Seleccionaremos la plantilla que mejor se adapte a nuestras necesidades, en mi ejemplo seleccione la plantilla "Calendario mensual de 2012".
  6. Dentro de la plantilla, personalizaremos el Tema de diseño que mejor se adapte a nuestra presentación, seleccionando de la Cinta de opciones Diseño, dentro de Tema en mi caso Austín, pero pueden elegir cualquier otro inclusive cambiarlo todas las veces que sea necesario hasta seleccionar el que más les agrade.
  7. Listo, ya contamos con una presentación Microsoft PowerPoint, con 13 diapositivas, una para el título y 12 conteniendo cada uno de los meses de 2012.
  8. Ingresaremos el título, y eliminando u ocultando las diapositivas de los meses que no necesitamos, ingresaremos el contenido de los meses necesarios.


Simple, eficiente y atractivo, en pocos pasos ahorramos mucho trabajo en el diseño de nuestro documento, y además generamos una presentación de alta calidad que impresionará a nuestro público.

De la misma manera, también es posible generar documentos de Microsoft Word o planillas de Microsoft Excel conteniendo en este caso el calendario 2012.

Al igual que muchos me han hecho saber que mejorarán sus Currículos a partir del artículo Diseñando un Currículo Elegante en Microsoft Word 2010, espero que otros tantos puedan mejorar sus presentaciones de planes y proyectos para 2012.

Hasta la próxima.


9/3/12

Microsoft RUN Uruguay 2012: El evento de tecnología más grande del año


En 2012, reimaginá tus aplicaciones y descubrí el poder de la nube.

Un mundo de dispositivos conectados, necesita de tus aplicaciones. Microsoft te presenta las novedades de Windows 8.

Los profesionales más reconocidos presentan cómo crear aplicaciones estilo Metro en Windows 8 y Windows Phone.

Vas a tener la oportunidad de descubrir el poder de la nube con Windows Azure y HTML5.

Microsoft junto a los más destacados especialistas te presentan las tecnologías de Nube Privada e Híbrida.

Paseamos por la interoperabilidad basada en otras tecnologías de virtualización y otros sistemas operativos para que puedas ampliar tus conocimientos e implementar con los elementos adecuados.

Te esperamos el martes 13 de marzo a las 9 horas en la Torre de las Telecomunicaciones de Antel, Guatemala 1075 - Montevideo.

Vuelve el evento de tecnología más grande, y vos podés ser parte, vos tenés que acompañarnos!

Registro Tracks de Desarrollo
Registro Tracks de IT


Hasta la próxima.

5/3/12

Diseñando un Currículo Elegante en Microsoft Word 2010

En mi vida profesional he tenido que leer varios cientos de Currículos para seleccionar personal para las empresas en las que he trabajado, y la calidad del documento es siempre la primer impresión que me queda de una persona.

La primer tarea


Cuando una persona se presenta en un documento con una estructura incorrecta o con un pobre diseño, más allá de sus conocimientos y experiencia, me quedo con la sensación que no estoy frente a una persona responsable por la calidad de los trabajos que entrega. El Currículo representa la primer tarea del trabajo para el cual alguien se postula.

Que calidad se puede esperar que entregue a mis clientes y proveedores, un empleado que cuando él mismo tenía que venderse, no dedicó unos minutos a dejarme una buena impresión, tanto a mi, como al resto de los potenciales empleadores.

Y esto no tiene nada que ver, ni con el nivel académico ni profesional de la persona, he visto personas brillantes con un muy mal presentado Currículo. Una persona con los conocimientos y experiencia necesaria pero con un Currículo pobre, sé que no alcanzará la calidad que espero de él. Sin embargo, si no alcanza con sus conocimientos y experiencia, a alguien que su primer tarea me deja satisfecho, quizás le dé mi confianza, ya que podrá aprender al demostrar una preocupación por el trabajo.

Diseñando el Currículo


Mediante el uso de las Plantillas, Temas y Estilos de Microsoft Word, es muy sencillo generar en minutos un Currículo que contenga la estructura correcta, la información vital, que sea elegante y que demuestre preocupación por las tareas, además de conocimientos básicos sobre el uso de Microsoft Office.

Entonces, poniendo manos a la obra, con estos sencillos pasos podrán diseñar el Currículo:

1. En el Menú Archivo de Microsoft Word, seleccionar la opción Nuevo.

2. Dentro de los tipos de Plantillas, seleccione Currículos, y dentro de estos Básicos.

3. Seleccione la Plantilla que encuentre más atractiva.

4. Dentro del documento generado a partir de la Plantilla de Currículo, en la solapa Diseño de página de la Cinta de opciones, seleccione Tema, y escoja la combinación de colores y estilos preferida. Sin hacer clic y simplemente navegando entre los mismos es posible ver como quedará.

5. Completar la información solicitada en el documento, con la información Personal, Objetivos, Educación y Experiencia, entre otros, y elimine del documento la información que no posea, o tenga dudas en como completar.

6. Presione el botón Guardar, para guardar el documento, ingrese su Nombre completo y el Mes y Año como nombre del documento, para que lo pueda ubicar fácilmente, por ejemplo "Alejandro Garrido 02-2012.docx".

7. Seleccionar en el Menú Archivo de Microsoft Word, la opción Guardar y enviar, y seleccionar Crear documento PDF.

Muchos éxitos, seguramente los potenciales empleadores, los considerarán más responsables luego de estos pequeños pasos.

Hasta la próxima.