Mis ideas para Microsoft Office 15

Hoy quiero compartir un artículo diferente a los habituales, donde quiero plasmar mis ideas para el nuevo Microsoft Office 15.

Desde el lanzamiento de Microsoft Office 2010 se sabe que sin descansar un sólo día, Microsoft ya ha comenzado a trabajar en la nueva versión, así trabajamos en la industria del software, cuando se logra un objetivo, este pasa a ser el escalón para un nuevo objetivo.

Seguramente la nueva versión de Microsoft Office verá la luz durante el 2013, no tengo más información que la poca que existe buscando en Internet, donde se sabe que ya hay Technicals Preview disponibles para unos pocos privilegiados (De los cuales conozco uno pero ni con extorsiones y torturas me ha dado una migaja de información), pero seguro que nos sorprenderemos con varias novedades, agradeceremos otras tantas que facilitarán nuestra tarea y nos permitirán ser más productivos, y como siempre sucede, otras quedarán en el olvido, o destinadas a unos pocos que posean la necesidad específica.

UX (User Experience)

Las versiones Beta de Microsoft Windows 8 incluyen una importante novedad en la experiencia del usuario y es la introducción de la nueva interfaz Metro, lo que marcará un antes y un después en el uso de Windows.

Metro es una interfaz mucho más sencilla, limpia, minimalista y pensada para dispositivos táctiles móviles y de escritorio, con lo cual apuesto a que imprescindiblemente debemos tener nueva experiencia de usuario e interfaz táctil, dándole un nuevo look a la Ribbon (Cinta de opciones), pero sin perder su personalidad la cual ha permitido que los usuarios utilicen muchas más funcionalidades y de manera más sencilla (Aún no puedo creer que existan usuarios utilizando Microsoft Office 2003, pero no se preocupen, prometo no mencionarlos).

Libertad

Creo que es de esperar  que el nuevo Microsoft Office ofrezca una nueva experiencia de usuario sin importar en que dispositivo se utilice, sea este un PC de escritorio, una tableta o un teléfono

A esto sumo que ojalá también nos encontremos con un Office para iMac, iPhone, Android y Blackberry, además de para Windows y Windows Phone, con esto Microsoft podrá volver a los orígenes de que no importa que uses, siempre podrás usar la misma aplicación Microsoft, y de paso los usuarios de todos estos dispositivos podrán usar la mejor suite de oficina.

Documentos

Esta si creo es una idea innovadora que me vino desde la primera vez que conocí la aplicación One Note, pero no es lo mismo, y es que se me ocurre que en algún momento deberíamos dejar de usar Word, Excel, PowerPoint, para usar una única aplicación llamada Office, y que los Documentos, Planillas, Presentaciones y Bases de datos pasen a ser simplemente diferentes contenidos dentro de un mismo Documento.

Así como hoy podemos dentro de cualquiera de las aplicaciones incluir textos, dibujos, imágenes, tablas, y otros elementos, espero entrar en esta única aplicación y poder tirar sobre el documento cualquier tipo de contenido incluyendo una planilla de cálculo (Excel), o una base de datos (Access), y definir animaciones y tiempos de presentación a las hojas del Documento para cuando desee compartirlos (PowerPoint).

Al fin y al cabo que diferencia existe entre una diapositiva y una hoja, sólo el diseño para la pantalla o la impresora? la verdad que desde mi punto de vista la impresión hoy por hoy esta pasando a ser secundaria, costos y el factor ecológico son esenciales para ese cambio, y siempre me he preocupado de definir sistemas donde lo importante sea la navegabilidad entre la información y contar con ella de forma rápida y sencilla, eso es lo que se necesita, imprimir es sólo un medio. Defiendo a muerte, la idea de la oficina sin papeles que pensara Bill Gates en sus inicios.

Creo que hay que cambiar el paradigma de pensar en las herramientas (crear un documento, una planilla, una presentación o una base de datos), y pensar en los objetivos de la vida real, donde se necesitan todos estos elementos, necesito armar un plan de proyecto, confeccionar una propuesta, comunicar una idea, brindar información. No es común que cuando tenemos que hacer una presentación debemos mostrar documentos de Word y planillas de Excel? Y cuando hacemos un documento necesitamos hacer cálculos o incluir datos?, esto eliminaría ya no tener que copiar y pegar.

Lograr esto con la Ribbon (Cinta de opciones) de Microsoft Office es sencillo, ya que la misma habilita y deshabilita las herramientas de forma contextualizada dependiendo sobre que objeto o parte del documento me encuentro.

Muchos se preguntarán como resolvería el ancho de las planillas Excel en un Documento, pues bien, para eso existen las vistas de documento que posee hoy Word, para poder verla en modo borrador o en modo impresión, donde en ese caso las notables herramientas de ajuste de Excel pueden realizar el trabajo, pero sigo insistiendo que acompañando la muerte de los PC, también lo siguen las impresoras, y basta con que ahora los documentos pueden estar firmados digitalmente, los comprobantes electrónicos son cada vez más implementados en los diferentes países. Además son feas, ocupan mucho espacio, no son transportables y requieren de insumos constantemente.

Informes

Todos conocen mi opinión acerca de que Excel es la mejor herramienta para analizar información, pero sigo hallando en falta algunas utilidades imprescindibles como la agrupación de datos, a modo de ejemplo imaginen tener la lista de ventas y poder agruparlas por Cliente, Fecha, Producto, ojo no ordenarla, porque la diferencia entre el grupo y el orden es que me refiero que con el primero podría tener filas adicionales con totales del grupo, poder crear múltiples grupos anidados, y seleccionar que columnas deseo contar, sumar, promediar, etc., quienes conocen la aplicación ZetaBIZ que he desarrollado para analizar información en las PyME's saben de que hablo, ya que es una de las funcionalidades que mejor utilidad encuentran los usuarios.

Otra funcionalidad es la necesidad de poder ocultar y mostrar columnas y filas de manera mucho más sencilla que la actual que no es intuitiva para el usuario, sobretodo la segunda, donde es necesario mirar las letras de las columnas o los números de las filas para saber si no hay ninguna oculta, y ocultar es una necesidad imprescindible cuando tenemos información confidencial. Si tuviese acceso a un icono donde pueda arrastrar hasta allí y desde allí columnas, podría lograrlo más sencillamente.

Vistas

Las Vistas podrían ser también una herramienta esencial para simplificar la tarea de tener diferentes documentos con la misma información, si en algunos escenarios debemos mostrar de una u otra forma la información, hoy creamos un nuevo documento copiando del anterior, si esa información cambia volvemos a repetir el proceso, el definir vistas permitiría que el mismo documento se muestre de formas diferentes, mostrando u ocultando información, presentándola de una u otra forma, pero siempre estando la información en un sólo lugar, imaginen que grandiosas serian las Tablas Dinámicas si pudiera tener guardada varias configuraciones y cambiar de una a otra con un cilc, algo con lo cual también cuenta ZetaBIZ.

Compartir

Una funcionalidad de Microsoft Office 2010 que me pareció brillante cuando la vi es la posibilidad de compartir presentaciones por Internet de forma sencilla, pero al querer usarla me di cuenta de un detalle fundamental, de que me sirve si no puedo compartir audio y vídeo en tiempo real, una presentación muda no es muy útil y pre grabar el audio sabemos lo complejo que es. Aprovechando la adquisición de Skype por parte de Microsoft, creo excelente incluir un cliente de Skype dentro de Microsoft Office.

Imaginemos que con un sólo clic dijera Compartir documento, selecciono mis destinatarios de a uno o por grupos definidos con anterioridad, y a través de Internet realizo una presentación en tiempo real mostrando mi documento conteniendo cualquier tipo de contenidos, a asistentes conectados desde cualquier dispositivo, un PC de escritorio, una tableta, un teléfono o una TV.

Y para apostar a más aún, que los asistentes a la presentación si lo deseo puedan editar o comentar los contenidos, como si fuera Office Web Apps pero a la distancia de un clic, algo que creo también debería mejorarse, y es que debería ser más intuitivo el compartir información en la nube, de todos los usuarios finales que conozco de Microsoft Office y algunos técnicos también desconocen o no se han puesto a probar Office Web Apps, porque lo ven como un producto en la nube, y no como parte del Office que utilizan diariamente.

Plantillas

Quiénes siguen mi Blog habrán visto que he publicado algunos artículos acerca de la aplicación de plantillas para objetivos concretos, como confeccionar un calendario o un currículo, entre otros, diariamente me encuentro con usuarios que tienen una necesidad y siempre solucionan haciendo algo muy manual y artesanal que queda feo, les da mucho trabajo y no resuelven la necesidad.

La aplicación de plantillas debería ser algo mucho mas intuitivo que hoy día, debería estar más visible, el uso de las mismas genera un impacto tremendo en optimizar el trabajo de los usuarios, y en la calidad de presentación de los documentos, y veo muy pocos documentos, planillas y presentaciones que hayan sido hechas en base a una plantilla, además que creo que faltan muchas más, en particular aplicadas a negocios.

Conclusiones

Bueno, hasta aquí les dejo algunas de mis ideas que no se si serán muy innovadoras o no, si estarán incluidas o no en Microsoft Office 15, pero que si las tuviéramos seguro que daríamos un paso enorme hacia la movilidad y el compartir y compartir cada día más en la nube, y otras nos permitirían ser más productivos, generar información de mayor calidad y trabajar de manera más sencilla y eficiente.

En cuanto tenga más las comparto con ustedes, y espero que también contribuyan a la lista, ni bien conozca las novedades de Microsoft Office prometo compartirlas para ir imaginándonos ya sobre una base más real al nuevo Microsoft Office.

Hasta la próxima.