Los hábitos de trabajo y las herramientas para llevar a cabo el mismo, han ido cambiando a lo largo del tiempo, y principalmente en los últimos años, pareciendo una utopía al día de hoy confeccionar documentos en forma manual, y compartir la información de los mismos por medios físicos, incluyendo a los documentos legales y fiscales los que más lentos pero en avance también vienen formando parte del cambio.
Microsoft Office 2010 propone una nueva revolución en lo que respecta al trabajo colaborativo y al acceso a la información, y así como hoy nos parece imposible trabajar sin Microsoft Word, Excel o PowerPoint, dentro de un tiempo nos detendremos a pensar como hacíamos nuestro trabajo sin contar con las nuevas herramientas de colaboración incorporadas a partir del lanzamiento de Microsoft Office 2010.
Documentos en la nube con Live Services
Dentro del renovado menú Archivo de Word, Excel y PowerPoint y las demás aplicaciones de Microsoft Office 2010, contamos con múltiples opciones para compartir nuestros documentos, basta con seleccionar la opción Guardar y enviar, para que podamos guardar nuestros documentos en Internet utilizando el servicio Office Live totalmente gratuito, donde con el sólo hecho de contar con una cuenta de Microsoft Live, la misma que se utiliza para Messenger Live y Hotmail, contamos con un espacio privado en la nube siempre disponible.
Estos servicios que si bien no son totalmente nuevos, han sido totalmente renovados con el lanzamiento de Microsoft Office 2010, y no solamente están disponibles para guardar nuestros documentos de Microsoft Office, sino que además podemos utilizarlo para guardar cualquier otro tipo de archivos, ya que el servicio Office Live donde se alojan los documentos se encuentra dentro de SkyDrive Live, un servicio que funciona como un disco virtual con capacidad de 25 GB, lo que permite que sea utilizado para respaldar aquellos archivos que cada vez que necesitamos contar con ellos debemos buscar en donde los dejamos la última vez, o utilizar como un medio para poder transportar información.
Pero dado que no solo necesitamos accesibilidad a nuestra información, sino que también necesitamos compartirla, los documentos y archivos pueden compartirse de manera simple y al instante con otros usuarios de Microsoft Live, a los que les llegará automáticamente una notificación con el acceso a los documentos y archivos en su propio sitio Microsoft Live, o incluso si lo deseamos, podemos permitir que cualquier persona en el mundo pueda acceder a nuestra información simplemente con acceder a nuestro sitio Microsoft Live.
Office Web Apps, un Office Omnipresente
Ahora que podemos beneficiarnos de la disponibilidad de nuestros documentos en Internet, que mejor que esa misma disponibilidad podamos tenerla también con Microsoft Office, de manera de no requerir de un computador que posea el mismo instalado para ver los documentos, y mejor aún para editarlos.
Pues bien, Office Web Apps es el milagro que hace todo eso posible aprovechando la misma rica experiencia de usuario que contamos en el tradicional Microsoft Office de escritorio, las versiones Web de Word, Excel y PowerPoint nos permiten trabajar con los documentos ya sea para editarlos, revisarlos o crearlos, y con un agregado colaborativo muy particular, el cual nos permite que varios usuarios puedan estar editándolos al mismo tiempo.
Todas esas veces en que el trabajo en equipo requiere que estemos generando contenido o consumiendo información al mismo tiempo sobre un mismo documento, se ve contemplado con la co-autoría de documentos incluida en las versiones Web de Microsoft Office, simplemente ingresando varios usuarios al mismo documento al mismo tiempo, sin importar donde se encuentre cada uno.
Microsoft Office Web Apps Corporativo
Para estos casos, Microsoft SharePoint 2010 la plataforma de colaboración empresarial no solamente nos permitirá mantener bajo control corporativo nuestros documentos, sino que además nos permitirá contar dentro de nuestra propia empresa con las versiones Web de Office, Excel y PowerPoint entre otras, de manera que todos los participantes de la empresa puedan no sólo acceder a los documentos, sino también editarlos accediendo al portal SharePoint corporativo desde cualquier navegador de Internet sin necesidad de poseer instalado Microsoft Office en el equipo desde en el cual se encuentre el usuario.
Y si el caso fuera el de una pequeña empresa o emprendimiento sin infraestructura propia, Microsoft viene trabajando fuertemente en ofrecer servicios corporativos en línea de SharePoint los que también incluirán la posibilidad de contar con Office Web Apps, además de servicios de correo y calendarios sobre Exchange.
Colaboración desconectada con Live Mesh y SharePoint Workspace
¿Pero qué pasa cuando necesitamos trabajar en forma colaborativa cuando no poseemos conexión a Internet?En la actualidad la conectividad a Internet es accesible prácticamente desde cualquier lugar donde nos encontremos, pero existen casos donde esto no es posible, por ejemplo durante el tiempo que uno se encuentre viajando o en lugares alejados con poca o interrumpida conectividad, pero para estos casos también existen soluciones que nos permiten trabajar con nuestros documentos de manera desconectada, y sincronizar el trabajo realizado cuando volvemos a contar con conexión.
Con Microsoft Live Mesh instalado en nuestro equipo de la empresa, en el de nuestro hogar y/o en nuestros portátil o hasta en nuestro teléfono, podemos sincronizar documentos Microsoft Office y carpetas con cualquier tipo de contenido alojado en nuestro SkyDrive, de manera de poder modificar los contenidos desde cualquier equipo en forma local o incluso en nuestro sitio de Live SkyDrive mediante Microsoft Office Web Apps, y contar con la información actualizada en todos los equipos, despreocupándonos totalmente de administrar en qué lugar poseemos nuestra última versión, o en cuál de todos nuestros lugares de trabajo dejamos ese documentos que necesitamos.
Para los pequeños grupos de trabajo Microsoft SharePoint Workspace también permite crear espacios de trabajo sin necesidad de contar con un servidor SharePoint, y trabajar también de forma conectada y desconectada.
Difundiendo ideas y conocimiento con PowerPoint
Para cuando necesitamos llevar a cabo una presentación con el fin de transmitir ideas o conocimiento a múltiples espectadores, incluso cuando no se encuentran presentes, Microsoft Office también posee una solución que supera nuestras expectativas de colaboración y trabajo en equipo.
Incluso la presentación puede ser difundida directamente desde un teléfono móvil que cuente con el sistema operativo Microsoft Windows Phone y la versión móvil de Microsoft Office 2010.
De igual manera, para las empresas que cuenten con SharePoint 2010, la difusión de la presentación puede realizarse a través de un servicio privado del servidor corporativo de SharePoint para mayor seguridad y control.
Para iniciar la difusión de una presentación sólo basta con acceder al menú Archivo de PowerPoint, seleccionar la opción Guardar y enviar, presionar el botón Iniciar difusión de presentación de diapositivas, y seleccionar los destinatarios.
Productividad colaborativa con Outlook
Quizás el producto que más innovaciones incorpora de la suite sea Outlook, la herramienta de colaboración por excelencia que nos permite administrar nuestro correo, calendario, contactos y tareas.Outlook 2010 incorpora la cinta de opciones al igual que el resto de los productos de la suite lo que lo hace notoriamente más fácil y ágil de utilizar, y una importante mejora en la organización de los correos en conversaciones, que permite visualizar de forma agrupada todos los correos enviados y recibidos sobre un determinado asunto, permitiendo navegar por la historia de la conversación sin necesidad de realizar búsquedas de correos relacionados.
El envío y recepción de mensajes de texto incluido en Outlook 2010 nos permite no solamente administrar las comunicaciones realizadas con nuestros contactos por correo electrónico sino también mediante SMS y contar con todo el historial en un único lugar.
Para aquellos profesionales que requieren estar constantemente conectados aun cuando no se encuentran en su equipo, Outlook 2010 permite que los correos recibidos sean reenviados como SMS a nuestro teléfono celular, y configurar el envío de avisos sobre nuestro calendario, de manera que podamos ser avisados inmediatamente cuando nos coordinen una cita o de las próximas citas que tenemos durante el día no importando donde nos encontremos.
Si además, formamos parte de un equipo de trabajo en el cual los calendarios se encuentran disponibles para consulta, también con un clic es posible realizar una consolidación de calendarios de manera de poder ver en una única vista los eventos de todos los calendarios consolidados.
Y mi prestación favorita que me permite ser más productivo al momento al comunicarme con un contacto, es la nueva vista de personas, la cual con un simple clic sobre el nombre de un contacto incluido en un correo permite ver el historial de todas las conversaciones y reuniones mantenidas, las actualizaciones de nuestros contactos en las redes sociales, y los archivos adjuntos enviados y recibidos con el contacto, transformando a Outlook 2010 en una herramienta de verdadera herramienta de gestión de contactos.
Hasta la próxima.
hols
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