Personalización de UI con OPENXML y VS 2010 en Microsoft Office 2010

Según estudios de usabilidad la Cinta de opciones (Ribbon) incluida por primera vez en Office 2007 ha permitido que los usuarios y principalmente los menos expertos utilicen entre 4 y 5 más funcionalidades que en las versiones anteriores, y que dediquen un menor esfuerzo en encontrar los comandos y herramientas más habituales.

En Office 2010 la Cinta de opciones (Ribbon) se encuentra en todas las aplicaciones de Office, pero además incorpora la posibilidad de que tanto usuarios como administradores, y desarrolladores puedan personalizarla de acuerdo a sus necesidades, como también el contenido del nuevo menú Archivo (Backstage) incorporado en Office 2010 para las operaciones de configuración y manejo de documentos.

Además, mediante el uso de Visual Studio 2010 es posible desarrollar Add-ins para los diferentes productos de Office 2010 de manera sencilla, y crear potentes aplicaciones con un mínimo esfuerzo aprovechando toda la potencia de Visual Studio .NET y toda la enriquecedora experiencia de usuario de Office 2010.

Mientras que la Cinta de opciones está pensada para incorporar funcionalidad relacionada con el contenido de los documentos, el nuevo menú Archivo ha sido ideado para agrupar los comandos relacionados con el documento en sí, de manera que antes de realizar una personalización de la UI de Office 2010 deberemos analizar si las herramientas a incorporar estarán relacionadas con el contenido o con el documento, de manera de proporcionarle al usuario la misma experiencia que Office 2010, para que la localización de los comandos sea una tarea natural para los usuarios.

Personalizando la Cinta de Opciones (Ribbon)

Cuando necesitamos brindarle a los usuarios un acceso más ágil a determinados comandos de Office, cuando desarrollamos macros para automatizar determinadas tareas dentro de un documento o cuando incorporamos soluciones de negocio integradas dentro de los documentos de Office, la personalización de la cinta de opciones es fundamental para mejorar la usabilidad a los usuarios y lograr en los mismos una inigualable experiencia de uso.

La cinta de opciones de Office 2010 permite agrupar los comandos en diferentes niveles, en el primer nivel se encuentran las Fichas, siendo aconsejable crear una ficha diferente para cada tipo de funcionalidad a incorporar, dentro las Fichas es posible crear diferentes Grupos los que permiten organizar a los diferentes Controles, pudiéndose incorporar en la barra todo tipo de controles de usuario tales como botones, listas desplegables, editores de texto e incluso galerías de botones e imágenes.

Existen 3 métodos diferentes para lograr esta personalización, la personalización integrada que provee Office 2010 a la cual puede accederse presionando el botón derecho del ratón sobre la cinta de opciones, la personalización específica de un documento o plantilla de Office mediante XML gracias a la tecnología OpenXML de los documentos de Office 2010, y mediante el desarrollo de un AddIn utilizando Microsoft Visual Studio 2010 el cual quede integrado dentro de las diferentes aplicaciones de Office 2010 para que la solución pueda aplicarse a todos los documentos.

OpenXML

Para personalizar un documento o plantilla específico mediante la personalización del contenido XML de los documentos OpenXML de Office la herramienta Custom UI Editor Tool que puede descargarse del sitio OpenXML Developer (www.openxmldeveloper.org) permite realizar esta tarea de manera simple y sencilla, sin necesidad de conocer la estructura XML interna de los archivos ZIP .docx, .xlsx y .pptx. Cabe recordar que cómo OpenXML es un estándar homologado y abierto basado en archivos XML contenidos dentro de un archivo ZIP los mismos pueden ser modificados con cualquier herramienta que permita trabajar con estos tipos de archivos.

La herramienta Custom UI Editor Tool al abrir cualquier archivo OpenXML correspondiente a un documento, planilla o presentación permite modificar exclusivamente el XML que contiene la personalización de la UI de Office 2010, y brinda la posibilidad de incluir contenido XML de ejemplo, con lo cual con solo seleccionar incluir el ejemplo de una Ficha personalizada (Custom Tab), debemos reemplazar el contenido del ejemplo con nuestra personalización.

Para la personalización de la cinta de opciones es posible reutilizar la lista de comandos e imágenes de Office 2010, o incluir nuevas fichas, grupos y controles, incluso las imágenes como recursos del documento para que puedan ser utilizadas en los botones.

En el ejemplo, se muestra una personalización  de la cinta de opciones de un documento de Excel 2010, donde se crean dos Fichas (Tabs)  “CUMUY XML” y “Archivo” una antes y otra luego de la Ficha Inicio de Excel 2010, conteniendo la primera un Grupo (Group) y 3 Botones (Button) personalizados, y la segunda un Grupo personalizado con los comandos propios de Word 2010 para Guardar, y los Grupos existentes en Word 2010 Portapapeles y Fuente.

La herramienta también permite incluir ejemplos XML de una Ficha personalizada de Excel (Excel Custom Tab) o un Grupo personalizado de Word (Word Group), y finalmente, el comando Generar Callback permite generar el código necesario a incluir dentro de la planilla Excel en este caso en lenguaje VBA para interceptar las llamadas a los controles personalizados, el cual deberá ser copiado y pegado dentro de un Módulo de Visual Basic For Applications en el documento.

Visual Studio 2010

Si lo que se necesita es crear una solución que sea aplicable a cualquier documento, mediante Visual Studio 2010 es posible crear un AddIn utilizando las plantillas de proyectos Office 2010 incluidas en Visual Studio 2010, y diseñar la cinta de opciones como si se tratara de cualquier otro control de usuario .NET, o también mediante XML en caso que no se desee desarrollar visualmente, siendo la primera le mejor opción por su facilidad y la posibilidad de ver durante su diseño la apariencia final.

Personalizando el nuevo Menú Archivo (Backstage)

Si deseamos incorporar funcionalidad relacionada con el manejo del documento y no de su contenido, ya sea para incluir funcionalidad relacionada con la apertura, guardado, impresión, o propiedades de los documentos, entonces será necesario personalizar al nuevo menú Archivo, el también permite que sea personalizado también exclusivamente para un documento o plantilla OpenXML como para un AddIn desarrollado en Visual Studio 2010.

Dado que cada una de las opciones del menú Archivo de Office 2010 nos proveen de un espacio mucho más amplio en pantalla, las posibilidades de diseñar el mismo son muchos más amplias, permitiéndose que se puedan definir Fichas las cuales aparecerán como una opción más del menú, dentro de estas seleccionar la cantidad de Columnas en las cuales queremos que se divida la pantalla, y dentro de cada columna los Controles de usuario pueden agruparse tanto en Grupos como en Categorías dentro de los Grupos.

OpenXML

Para personalizar nuevamente un documento o plantilla específico mediante la personalización del contenido XML de los documentos OpenXML de Office volveremos a utilizar la herramienta Custom UI Editor Tool, de una manera muy similar a como se realiza la personalización de la cinta de opciones, utilizando en este caso los contenido XML de ejemplo Custom OutSpace.

En este ejemplo hemos creado una nueva Ficha llamada “CUMUY” que contiene un panel con 2 columnas, la primera con un Grupo y 2 Categorías “Hello CUMUY” y “Hello Microsoft”, y la segunda con un Grupo y una Categoría “Hello Companies”.

Visual Studio 2010

El mismo ejemplo anterior pero en un AddIn de Visual Studio 2010 permitirá que la funcionalidad no se encuentre disponible exclusivamente en un documento o plantilla, sino que estará disponible en todos los documentos, y la única diferencia con el ejemplo de la cinta de opciones en Visual Studio 2010 será que para la personalización del menú Archivo aún no contamos con un diseñador visual, y sí contamos con la posibilidad de realizar la personalización dentro de un archivo XML.

Cuando desarrollamos un AddIn dentro de Visual Studio 2010, el código a ejecutar asociado a los comandos incluidos en la Cinta de opciones y el menú Archivo, será código desarrollado directamente en C# y VB.NET, pudiendo utilizar las bibliotecas de Microsoft Office para poder interactuar con los contenidos en los casos que sea necesario, pudiendo aquí desarrollar absolutamente cualquier funcionalidad con toda la capacidad de .NET sumada al potencial de Microsoft Office 2010.

Hasta la próxima.