Mayor Productividad en Microsoft Office 2010

Microsoft Office 2010 permite aumentar la productividad para llevar las ideas a la realidad, potenciar la colaboración entre los equipos de trabajo, y acceder a los documentos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

Cada vez que Microsoft lanza una nueva versión de la suite Office las primeras y reiterativas preguntas que me hacen surgen espontáneamente tanto entre los usuarios del Hogar, los Profesionales y las Empresas: ¿Qué se ha incorporado que Office ya no tenga?, ¿Para qué más funcionalidad si uso un pequeño porcentaje de todo lo que tiene y me es suficiente?, ¿Más funcionalidad que no sabré cómo utilizar?, ¿Qué puede tener de nuevo que me justifique cambiar la versión?

Y conociendo desde hace bastante tiempo una importante cantidad de diferentes usuarios de Microsoft Office, creo que las mismas son más que acertadas, pero esta vez intentaré explicarles brevemente porque sí Microsoft Office 2010 los sorprenderá e incluye revolucionarias novedades que harán del uso de Microsoft Office un antes y un después de esta nueva versión.

VISIÓN

La visión sobre la cual se basa Office ha sido la de crear una nueva versión que permitiera aumentar la productividad de manera de producir trabajos más profesionales de manera más sencilla y en menor tiempo facilitando la tarea de plasmar nuestras ideas, mejorar la colaboración entre las personas y los equipos de trabajo dado que según estudios un 52% de los usuarios trabajan en por lo menos en 2 proyectos dentro de un equipo de trabajo, y brindar accesibilidad a los documentos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo de manera que los usuarios que requieren acceder a sus documentos, puedan hacerlo simplemente con una conexión a Internet y el uso de dispositivos más sencillos de transportar y de mayor autonomía como por ejemplo portátiles y celulares.

PRODUCTIVIDAD

Dada la cantidad de novedades, en esta primera entrega comenzaremos con los beneficios relacionados directamente con el aumento de nuestra productividad que nos ofrece Microsoft Office 2010 y en próximas entregas veremos las novedades relacionadas con la colaboración y la accesibilidad.

Cuando hablamos de productividad, Microsoft Office 2010 se destaca por hacer que muchas de las tareas que realizamos habitualmente se realicen de manera más sencilla, y eliminemos la necesidad de utilizar otras herramientas o aplicativos.

CINTA DE OPCIONES

Lo primero a destacar es que ahora la Cinta de opciones (Ribbon) se encuentra en todas las aplicaciones de Office, esta interfaz incluida por primera vez en Office 2007 se encontraba en sólo algunas de las aplicaciones, y según estudios de usabilidad ha permitido que los usuarios y principalmente los menos expertos utilicen entre 4 y 5 más funcionalidades que en las versiones anteriores, ya que es más fácil encontrar los comandos y herramientas, sin necesidad de andar navegando entre los diferentes menús que poseían las versiones anteriores.

COPIAR Y PEGAR

Dentro de las mejoras significativas, en todas las aplicaciones Office se ha mejorado considerablemente el copiar y pegar, tarea que está comprobado que es una de las más utilizadas por los usuarios. ¿Quién no ha tenido que copiar un texto de un documento a otro, y se encuentra con que el contenido copiado no posee el formato adecuado, y debemos copiar, pegar, borrar, volver a copiar y formatear?, la vista preliminar al ejecutar el comando Pegar desde el menú del botón derecho del ratón, permite seleccionar entre diferentes opciones que permiten ver cómo va a quedar el resultado, incluyendo la posibilidad de copiar con el formato del documento original o el de destino, para luego seleccionar la más adecuada, tarea que en mi caso particular insumía de varias tareas hasta lograr el resultado adecuado.

TRADUCCIÓN

Y cuando de leer un documento en otro idioma se trata, o de copiar y pegar un contenido que está en un idioma diferente, la herramienta de traducción de Word 2010 se encuentra notablemente mejorada, dentro de la solapa Revisar, el botón Traducir permite habilitar un Minitraductor, el cual al posicionarse sobre una palabra, e incluso seleccionar un texto completo permite que aparezca automáticamente y sin molestar una ventana que muestra el texto traducido con muy buena calidad de traducción, y además permite escuchar el texto en el idioma original de manera de consultar la pronunciación de las palabras o las frases completas. Incluso para escuchar una parte de un documento sin necesidad de tener que leerla.

IMPRESIÓN

Otros de los aspectos relacionados con la productividad es la mejora significativa con la que nos encontramos al momento de imprimir un documento, el botón Office que se encontraba en la Cinta de opciones ha sido cambiado por un menú Archivo el cual abre una nueva pantalla denominada Backstage, desde donde es posible en el mismo lugar seleccionar la impresora, el tamaño del papel, los márgenes y la orientación y visualizar como quedará el documento impreso, lo que antes requería de diferentes pasos para llegar hasta la vista previa, cerrar, cambiar y volver a actualizar.

IMÁGENES

Para incluir imágenes en cualquiera de las aplicaciones de Office 2010, se incorporan nuevas herramientas que permiten editar las mismas con suma facilidad, tanto cuando se necesite corregir una fotografía, quitar el fondo, recortar un sector, dar un toque de color diferente o aplicar efectos artísticos, lo que antes requería de tener aplicaciones específicas en muchos casos complejas de utilizar, para mejorar las imágenes y luego de modificadas insertarlas en los documentos, lo que ahora se realiza de manera mucho más sencilla, sin necesidad de contar con otras aplicaciones y sin salir del documento.

VIDEOS

En PowerPoint 2010 además, cuando se desee incluir un vídeo para enriquecer la presentación, es posible no sólo incluir vídeos que se posean localmente en el PC, sino que también vídeos que se encuentren en Internet, por ejemplo en MSN Video o YouTube, y por si esto fuera poco, los vídeos pueden ser editados de forma de tomar una parte del mismo, y establecer la forma con la cual desea que se muestre en la presentación aplicándole formas y efectos, de manera por ejemplo de mostrar el mismo con una formas de elipses, triángulos, flechas, estrellas o llamadas, aplicar efectos de sombra, reflexión, iluminación, biselado o tridimensionales, y además poder realizar correcciones y ajustes de color al igual que con las imágenes.

ANÁLISIS

Dentro de Excel 2010 se incluyen nuevas herramientas para mejorar el análisis de la información, las cuales permiten por ejemplo realizar consolidaciones de datos que permiten en el caso que se posean dos conjuntos de valores diferentes con los mismos datos como puede ser el caso de tener información de diferentes sucursales o empresas, permitiendo que se analicen los totales, promedios, máximos y mínimos entre otros sin necesidad de copiar y pegar la información o realizar fórmulas manuales.

Los minigráficos incluidos en Excel 2010 permiten analizar rápidamente tendencias en filas y columnas, incluyendo un gráfico con el tamaño de una celda representando los diferentes valores numéricos en forma de barras, líneas y ganancia/pérdida, pudiendo establecer los colores con los cuales representar los valores mínimos, máximos y promedios.

Y si de analizar datos se trata, las tablas dinámicas de Excel 2010 incluyen la posibilidad de definir segmentadores de la información que permiten aplicar filtros dinámicos combinados de manera muy sencilla e intuitiva para el usuario, de forma de poder profundizar el análisis de la información para la toma de decisiones.

Hasta la próxima.